Cómo simplificar la planificación de la sala de conferencias en 3 pasos

Cómo simplificar la planificación de la sala de conferencias en 3 pasos

Puede parecer difícil simplificar la planificación de la sala de conferencias en 3 pasos, pero el empleado promedio dedica aproximadamente una hora a la semana a buscar salas, espacios de trabajo y colegas disponibles.

La planificación de la sala de conferencias debería ser la parte más sencilla del día y, con la tecnología adecuada, puede serlo.

A continuación, le mostramos cómo organizar sus salas de conferencias y recuperar la productividad a través deskflex.com.

Por qué la planificación de la sala de conferencias es importante

Por qué la planificación de la sala de conferencias es importante

Los empleados de hoy no siempre están en la oficina, pero cuando lo están, lo más probable es que necesiten colaborar con sus colegas en persona.

Quieren aprovechar al máximo su tiempo y programar tantas reuniones cara a cara como sea posible.

A menudo programan reuniones y reservan salas de conferencias con anticipación, pero no siempre.

Pueden darse cuenta de que un colega con el que planeaban conectarse finalmente está en la oficina, y pueden revisar los detalles importantes del proyecto en 20 minutos en lugar de ir y venir durante semanas por correo electrónico.

Es posible que otro empleado necesite reservar rápidamente una sala de reuniones para un cliente importante que acaba de llegar para una visita improvisada.

Es fundamental encontrar el tipo adecuado de sala de conferencias que sea más propicia para el trabajo que tienen que hacer ese día.

Es posible que un gerente solo necesite una reunión rápida y privada con un miembro del equipo, mientras que un equipo creativo puede necesitar organizar una sesión de lluvia de ideas con cinco o seis personas.

En una empresa más pequeña, puede parecer bastante fácil tener salas disponibles, pero a medida que crezca y agregue nuevas ubicaciones en todo el mundo, la logística de reservar salas de conferencias puede volverse más complicada.

Tener un proceso de planificación de salas de conferencias simple y confiable facilita que todos encuentren rápidamente las salas que necesitan.

Los beneficios del software de planificación de salas de conferencias

Los beneficios del software de planificación de salas de conferencias

El software de programación de salas de conferencias permite a los empleados reservar salas desde cualquier lugar, ya sea en su oficina en casa, visitando otro sitio o trabajando de forma remota.

El software de planificación de la sala de conferencias también le permite administrar varios lugares al mismo tiempo.

Puede realizar muchas conferencias al mismo tiempo en diferentes partes de su edificio o en toda la ciudad. Hay muchos beneficios del software de planificación de salas de conferencias, que incluyen:

  • Movilidad

Sus empleados rara vez permanecen en un solo lugar, por lo que las mejores soluciones de reserva de salas de conferencias van dondequiera que vayan. Todo lo que tienen que hacer es abrir una aplicación móvil para encontrar una habitación disponible y reservarla.

Información que mejora el uso de la sala de conferencias

Información que mejora el uso de la sala de conferencias

El software de planificación de salas de conferencias proporciona datos valiosos que ayudan a mejorar la utilización del espacio, solucionar los recursos que fallan o faltan y ser más inteligente en el mantenimiento.

Por ejemplo, su sistema de reserva de habitaciones puede mostrarle que una habitación en particular solo se usa aproximadamente el 25% del tiempo en un día normal.

Sin embargo, su sistema también revela que el tamaño promedio de una reunión es de solo cuatro personas y que la sala está diseñada para 12.

Al agregar particiones o paredes de trabajo para dividir su gran sala de conferencias en dos más pequeñas, puede mejorar significativamente la utilización.

  • Transparencia

Uno de los mayores problemas de confiar en herramientas de calendario como Microsoft Outlook para reservar salas de reuniones es que puede tener reservas dobles.

El mejor software de planificación de salas de conferencias elimina las reservas dobles mientras se integra con las herramientas de calendario que ya está utilizando.

Cómo simplificar la planificación de la sala de conferencias

Cómo simplificar la planificación de la sala de conferencias

A continuación, le mostramos cómo simplificar la planificación de la sala de conferencias en 3 pasos.

  1. Encuentre el mapa adecuado de la sala de reuniones
  2. Utilice pantallas digitales para la planificación de la sala y una aplicación móvil
  3. Utilice sensores para automatizar la reserva y cancelación de salas de conferencias

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *